Employé d'accueil et administratif (H/F)

Description

Job Description - Office Manager Accueil

- Présentation du cabinet

MHK Avocats, situé en plein cœur de Paris, est l'un des plus importants cabinets d'avocats spécialisés en droit des étrangers en France. Notre cabinet accompagne au quotidien une clientèle diversifiée dans toutes leurs démarches liées au droit de l'immigration et du séjour.

- Intitulé du poste:

Office Manager Accueil (H/F)

- Contexte:
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office Manager Accueil pour renforcer notre équipe administrative. Ce poste clé combine l'accueil de notre clientèle et la gestion quotidienne du cabinet.

- Missions principales

### Accueil et relation clients:
- Accueillir physiquement les clients du cabinet avec professionnalisme
- Assurer l'enregistrement des données clients dans nos systèmes
- Gérer les encaissements et le suivi financier de premier niveau
- Garantir une qualité d'écoute et d'accompagnement adaptée à notre clientèle

### Gestion administrative et documentaire:
- Traiter le courrier recommandé avec accusé de réception (AR)
- Effectuer les recherches de dossiers et assurer leur rangement méthodique
- Superviser les conventions d'honoraires et la gestion CARPA

### Office Management
- Gérer les fournitures et l'équipement informatique du cabinet
- Organiser les événements internes du cabinet
- Suivre les demandes d'exécution par courrier
- Coordonner les différents aspects logistiques du cabinet

## Profil recherché

### Qualités humaines indispensables
- Sens de l'humain : profonde empathie et capacité à comprendre les situations parfois complexes de nos clients
- Excellence relationnelle : aisance naturelle dans les échanges, écoute active et discrétion
- Élocution parfaite : expression orale claire et professionnelle, en français impeccable
- Psychologie : capacité à adapter sa communication aux différents profils de clients

### Compétences professionnelles
- Rigueur et organisation : gestion méthodique des priorités et des échéances
- Pragmatisme : orientation solution et efficacité opérationnelle
- Conscience professionnelle : fiabilité, sens du détail et respect des procédures
- Maîtrise d'Excel : bonnes compétences pour le suivi administratif et financier
- Connaissance des outils bureautiques (Pack Office)

### Expérience
- Expérience réussie en accueil et/ou office management (idéalement en cabinet d'avocats, étude notariale ou environnement professionnel exigeant)
- Expérience en gestion administrative et coordination

## Qualités comportementales
- Polyvalence et adaptabilité
- Autonomie et prise d'initiative
- Discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe

## Conditions
- **Localisation** : Paris centre
- **Type de contrat** : CDI
- Rémunération selon profil et expérience

*MHK Avocats s'engage en faveur de la diversité et de l'égalité des chances.*

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité
• Avoir le sens du service